SYNDIC & CONSEIL SYNDICAL
Les litiges avec le syndic proviennent souvent d'une mauvaise connaissance des droits et devoirs de chacun.
Le syndicat et le conseil syndical
Le syndicat et le conseil syndical
Dès la naissance de la copropriété, c'est-à-dire, schématiquement, dès qu'un immeuble bâti appartient à au moins deux personnes, la collectivité des copropriétaires est constituée en un « syndicat » qui a la personnalité civile. En tant que personne morale, ce syndicat a pour objet la gestion des parties communes et la conservation de l'immeuble. Il peut acquérir ou supprimer des parties communes, voire même acheter et revendre des parties privatives. Il est responsable des dommages causés aux copropriétaires ou aux tiers par vice de construction ou par défaut d'entretien des parties communes. Si le règlement de copropriété a prévu ce mode de gestion, le syndicat peut prendre la forme coopérative. Dans ce cas, c'est le conseil syndical qui choisit en son sein son président qui assume la fonction de syndic.
Le « conseil syndical » est une émanation de l'assemblée qui désigne ses membres parmi les copropriétaires et leurs conjoints. Le nombre des membres et les modalités de fonctionnement de cette instance sont fixés librement par le règlement de copropriété ou par l'assemblée générale.
Le conseil syndical est chargé d'assister le syndic mais aussi de contrôler ses actes. Il peut ainsi demander communication de toutes les pièces et documents nécessaires et se faire assister par un technicien (expert-comptable, etc.).
La désignation d'un conseil syndical est en principe obligatoire mais l'assemblée peut décider de ne pas constituer cette instance à la majorité des deux tiers des copropriétaires présents ou absents. Elle peut ensuite revenir sur ce choix à la majorité absolue.
Le rôle du syndic
Les copropriétaires se plaignent souvent de leur syndic, à tort ou à raison. De fait, cette profession a longtemps eu mauvaise presse, au point qu'elle a été contrainte d'entamer un processus de modernisation et « d'assainissement » face à certaines pratiques pour le moins abusives et qu'on a vu parallèlement s'accroître le nombre des syndics bénévoles. Mais ce mécontentement chronique de nombreux copropriétaires s'explique aussi par une mauvaise connaissance de la loi. Avant de choisir, renouveler ou sanctionner un syndic, il faut bien cerner l'étendue de ses droits et de ses devoirs.
La désignation du syndic
Avant la réunion de la première assemblée des copropriétaires, la gestion de l'immeuble est souvent assurée par un syndic provisoire (généralement le promoteur) désigné par le règlement de copropriété. Cette désignation doit être ratifiée par l'assemblée.
L'assemblée générale doit désigner le syndic à la majorité absolue de tous les copropriétaires, présents ou absents (art. 25 de la loi du 10 juillet 1965). A défaut, une seconde assemblée peut statuer à la majorité simple des copropriétaires présents ou représentés (article 24). Le renouvellement de son mandat est soumis aux mêmes règles de majorité.
A défaut de nomination, le syndic est désigné par le président du tribunal de grande instance saisi à la requête d'un ou plusieurs copropriétaires. Le syndic ainsi désigné devra procéder à la convocation d'une nouvelle assemblée chargée de désigner un syndic définitif.
Toute personne morale ou physique peut exercer les fonctions de syndic. Mais ce dernier doit être titulaire de la carte professionnelle quand il n'est pas bénévole.
L'activité de syndic bénévole n'est pas considérée comme une activité professionnelle : l'intéressé n'est donc pas soumis aux charges sociales.
Le mandat de syndic est limité à trois ans. L'assemblée doit donc désigner un nouveau syndic ou renouveler le mandat du titulaire au moins tous les trois ans.
La durée du mandat est limitée à un an pendant la période de garantie décennale quand le syndic, ses parents jusqu'au 3ème degré ou ses employés ont participé à la construction. Cette
clause concerne surtout les promoteurs qui conservent leur fonction de syndic après la première assemblée.
L'assemblée peut procéder à tout moment à la révocation du syndic. Mais en l'absence de motif réel et sérieux, celui-ci peut exiger des dommages-intérêts.
A l'inverse, le syndic peut démissionner à tout moment au cours de son mandat, sous réserve d'un éventuel préavis mentionné dans le contrat ou le règlement de copropriété.
Le contrat de syndic doit préciser sa durée, sa prise d'effet, ses modalités d'exécution et les éléments de détermination de sa rémunération. Il est approuvé par l'assemblée générale à la majorité simple de tous les copropriétaires, présents ou absents (article. 25).
Pour éviter tout favoritisme, tout contrat conclu entre la copropriété et le syndic, ses employés, ses parents jusqu'au 3ème degré (ou ceux de son conjoint ou concubin) doit être soumis à l'approbation de l'assemblée. Il en est de même des contrats conclus avec une entreprise dont les mêmes personnes sont associées ou dirigeantes.
En cas de désignation d'un nouveau syndic, l'ancien titulaire doit fournir l'ensemble des archives, la situation de trésorerie et les fonds disponibles dans le délai d'un mois. Il dispose ensuite
de deux mois supplémentaires pour produire l'état des comptes des copropriétaires et le solde des fonds.
S'il ne respecte pas ces délais et après une mise en demeure restée infructueuse, le syndic nouvellement désigné ou le président du conseil syndical pourra demander au juge, statuant en
référé, d'ordonner sous astreinte la remise des pièces et des fonds mentionnés ainsi que le versement des intérêts dus à compter du jour de la mise en demeure.
Sauf dispositions contraires du règlement de copropriété, si le syndic ne peut pas exercer ses fonctions (ou refuse de les exercer) pour une raison quelconque, toute personne intéressée, y compris un tiers à la copropriété, peut demander à la justice de désigner un administrateur provisoire en charge de tous les pouvoirs du syndic.
Les fonctions du syndic
L'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 confère au syndic les pouvoirs d'un organe exécutif. Il est ainsi notamment chargé :
• d'assurer l'exécution des dispositions du règlement de copropriété et des décisions de l'assemblée générale (travaux, entretien courant, gestion du personnel, recouvrement des charges, etc.).
• d'administrer l'immeuble, de veiller à sa conservation et à son entretien.
En cas d'urgence, il doit faire procéder de sa propre initiative à l'exécution de tous les travaux nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble. Mais il doit convoquer immédiatement
l'assemblée afin de faire ratifier les décisions prises. Sans décision préalable de l'assemblée et après consultation du conseil syndical, il peut aussi demander le versement d'une provision
spéciale représentant au plus le tiers du devis des travaux en question.
• d'établir le budget prévisionnel du syndicat et de le soumettre au vote de l'assemblée générale. Il doit tenir pour chaque syndicat une comptabilité séparée qui fait apparaître la position de chaque copropriétaire à l'égard du syndicat, ainsi que la situation de trésorerie.
• de percevoir les avances sur trésorerie et provisions sur travaux.
Lors de sa première désignation et au moins tous les trois ans, il doit soumettre au vote de l'assemblée générale la décision de constituer des provisions spéciales en vue de faire face aux
travaux d'entretien ou de conservation susceptibles d'être nécessaires dans les trois années à échoir et non encore décidés par l'assemblée générale. Cette décision est prise à la majorité de
l'article 25 (majorité absolue de tous les copropriétaires présents ou absents).
• d'ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat.
L'assemblée peut décider de ne pas ouvrir un compte séparé à la majorité de l'article 25.
• de représenter le syndicat dans tous les actes civils et en justice.
La loi Solidarité et Renouvellement Urbain du 13 décembre 2000 lui impose également d'établir et de tenir à jour un « carnet d'entretien ». Le syndic devra également afficher dans les parties
communes le compte-rendu des décisions d'assemblée ayant trait aux travaux et à l'entretien de l'immeuble.
Quand un lot est mis en vente, le syndic doit fournir une copie du carnet à tout vendeur qui en fait la demande. Ce carnet doit être fourni par le vendeur à tout candidat à l'acquisition
d'un lot de copropriété.
Le décret du 30 mai 2001 en a précisé le contenu. Le carnet doit notamment mentionner, pour chaque bâtiment, les références des contrats d'assurance et leurs dates d'échéance, l'année de
réalisation des travaux importants (réfection des toitures, ravalement des façades, remplacement de l'ascenseur, de la chaudière, des canalisations, etc.) ainsi que l'identité des entreprises
ayant réalisé ces travaux, la référence des contrats d'assurance dommages-ouvrage en cours, les références différents contrats d'entretien en cours et leur date d'échéance, et s'il existe,
l'échéancier du programme pluriannuel des travaux décidé par l'assemblée générale. D'autres mentions complémentaires sur l'état de l'immeuble pourront être décidées par cette dernière. (Décret
2001-477, JO du 3/6/01)
La responsabilité du syndic
La responsabilité du syndic est engagée devant les copropriétaires s'il n'exerce pas correctement ses fonctions ou s'il ne respecte pas les règles de fonctionnement de la copropriété. Il peut ainsi être condamné à verser des dommages-intérêts à la copropriété si ses actes ou ses négligences ont causé un préjudice financier ou contribué à la dégradation de l'immeuble.
Sa responsabilité ne peut plus toutefois être engagée si l'assemblée a approuvé les actes du syndic en accordant le quitus.